Không mở sổ sách kế toán hoặc không lưu giữ chứng từ hợp lệ, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 5–10 triệu đồng theo quy định hiện hành.
Không mở sổ sách kế toán, hộ kinh doanh bị phạt tới 10 triệu. Ảnh: Thanh Bình
Trong thực tế kinh doanh, hiện nay nhiều hộ nhỏ lẻ vẫn quen quản lý thu chi theo cách thủ công, ghi chép rời rạc hoặc thậm chí “nhớ trong đầu”. Khi được hỏi về sổ sách kế toán hay chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí, không ít chủ hộ cho rằng mô hình nhỏ thì không cần mở sổ, chỉ cần nộp thuế đầy đủ là đủ.
Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, việc mở sổ sách và lưu giữ chứng từ kế toán là nghĩa vụ bắt buộc, kể cả với hộ kinh doanh. Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ có thể bị xử phạt hành chính, dù không phát sinh hành vi trốn thuế.
Không mở sổ sách kế toán là hành vi vi phạm
Theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, hộ kinh doanh có trách nhiệm mở sổ sách để phản ánh doanh thu, chi phí và các giao dịch phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh. Sổ sách không nhất thiết phải phức tạp như doanh nghiệp, nhưng phải bảo đảm phản ánh trung thực, có căn cứ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Việc không mở sổ, mở không đầy đủ hoặc chỉ ghi chép mang tính hình thức đều có thể bị coi là vi phạm quy định về kế toán, chứng từ, đặc biệt trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu và kiểm tra rủi ro.
Mức phạt cụ thể khi không mở sổ sách, không lưu chứng từ
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không mở sổ kế toán, không ghi chép sổ sách hoặc không lưu giữ chứng từ kế toán theo quy định có thể bị xử phạt hành chính.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng trong các trường hợp:
- Không mở sổ kế toán theo quy định;
- Không ghi chép hoặc ghi chép không đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Không lưu giữ hoặc làm mất chứng từ kế toán hợp lệ;
- Không xuất trình được sổ sách, chứng từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Mức phạt này được áp dụng kể cả khi hộ kinh doanh không phát sinh nghĩa vụ thuế thiếu.
Không có sổ sách, rủi ro không chỉ dừng ở tiền phạt
Việc không mở sổ sách hoặc không lưu chứng từ không chỉ khiến hộ kinh doanh đối mặt mức phạt hành chính lên tới 10 triệu đồng, mà còn làm tăng rủi ro khi cơ quan quản lý thuế tiến hành kiểm tra. Trong trường hợp không có căn cứ đối chiếu, cơ quan thuế có thể xác định doanh thu, chi phí theo dữ liệu quản lý, từ đó xem xét lại nghĩa vụ thuế.
Nếu phát hiện chênh lệch dẫn đến kê khai thiếu thuế, hộ kinh doanh có thể bị truy thu, phạt 20% số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp theo quy định.
Sổ sách đơn giản nhưng phải có
Pháp luật không yêu cầu hộ kinh doanh phải áp dụng hệ thống kế toán phức tạp. Tuy nhiên, tối thiểu phải có sổ theo dõi doanh thu, chi phí và lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan như hóa đơn đầu vào, đầu ra, chứng từ thanh toán, hợp đồng.
Việc sử dụng phần mềm đơn giản, bảng tính hoặc sổ ghi chép thống nhất, lưu trữ chứng từ theo thời gian phát sinh là cách hiệu quả để giảm rủi ro khi kiểm tra.
Trong bối cảnh thuế khoán dần thu hẹp và quản lý thuế chuyển sang dựa trên dữ liệu, sổ sách và chứng từ không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc. Chủ động mở sổ, ghi chép đầy đủ và lưu trữ chứng từ không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh bị phạt từ 5 – 10 triệu đồng, mà còn bảo vệ chính mình khi có kiểm tra, đối chiếu nghĩa vụ thuế.
Song Anh
